Spunti operativi per la definizione di un organizzazione conforme alle norme di riferimento
Tutti gli operatori del settore sanitario sono consapevoli dell’importante corpus normativo che regola la propria attività; la legge rappresenta un riferimento che va ben oltre ad un principio regolatore del comportamento, essa rappresenta un sistema di requisiti che puntualmente deve essere rispettato e la cui conformità nel tempo monitorata ed, in caso di mancanze, implementata.
Il tutto deve essere gestito dalle organizzazioni attraverso un sistema autoregolatore con procedure operative interne: un’organizzazione che preveda la tenuta sotto controllo di tutti i processi e che produca le idonee evidenze (anche per una corretta valutazione da parte degli organi competenti).
Tutto ciò, sia per le strutture sanitarie private che pubbliche, sia per quelle accreditate nei rispettivi Sistemi Sanitari Regionali che per quelle operanti in mero regime privato, è verificato e valutato con cadenze programmata dagli enti preposti da ogni singola Regione.
L’intesa Stato Regioni n.32/CSR del 19.02.2015 ha voluto dare maggiore omogeneità alle dinamiche sopra ripotate. La frammentazione del Sistema Sanitario Nazionale nelle singole Regioni e, a livello operativo, nelle singole Aziende Sanitarie Locali, ha portato negli anni a profondi scostamenti di interpretazione della Legge di riferimento in materia di autorizzazione a accreditamento Regionale. Le stesse Leggi Regionali di recepimento della norma nazionale hanno declinazioni difformi.
Se fosse possibile identificare un filo rosso, un minimo comune denominatore, che abbracci tutta Italia questo sembra proprio essere il chiaro invito rivolto a tutte le tipologie di struttura sanitaria a dotarsi di una gestione dell’attività il più sistematica possibile.
Prevedere, programmare, analizzare, sviluppare, valutare ed eventualmente modificare (in inglese Plan – Do – Check – Act ossia il PDCA o ciclo di Deming dello standard ISO 9001) con il coinvolgimento del personale di riferimento ed in tutti gli ambiti (da quelli prettamente medico-clinici – es: definizione e condivisione dei protocolli sanitari – a quelli funzionali – es: la gestione dei dati); è questo che si chiede alle strutture.
Tali competenze, un tempo prerogative solamente di strutture complesse e sopra una certa dimensione, devono essere, oggi, patrimonio anche di organizzazioni più ridotte e semplici.
Iniziamo a definire 4 temi che reputiamo prodromici ad uno sviluppo adeguato ed efficace dell’organizzazione aziendale in ambito sanitario:
- Definire i processi, le procedure e assegnare delle responsabilità
- Coinvolgere il personale
- Dare sistematicità e scadenze
- Esternalizzare quando necessario
- Definire i processi e procedure
La formalizzazione delle procedure interne adottate, la scrittura stessa di queste, obbliga ad arrivare alla definizione di una miglior pratica a cui il personale deve attenersi.
Le procedure quindi diventano un riferimento per gli operatori, un punto fermo che, proprio perché chiaro, può essere discusso e migliorato nel tempo.
Nella definizione delle procedure, la Direzione Generale e quella Sanitaria devono prevedere un coinvolgimento attivo degli operatori in modo che la procedura prodotta sia effettivamente una strada percorribile e non mera teoria.
Inoltre in questo modo, formalizzando gli incontri finalizzati alla redazione delle procedure, è possibile rispondere, con piena conformità, a diversi requisiti rivolti al coinvolgimento del personale, condivisione della conoscenza, definizione e comunicazione delle politiche.
- Coinvolgere il personale
Il coinvolgimento del personale è uno degli aspetti fondamentali su cui riteniamo sia doveroso porre una particolare enfasi.
Così come già avviene in altri ambiti come ad esempio la legge sulla sicurezza sul posto di lavoro (in cui non si fa differenza tra collaboratori liberi professionisti e dipendenti) sembra ormai consolidata la posizione per cui le strutture sanitarie, private o pubbliche, si pongano come responsabili e garanti verso il paziente delle prestazioni erogate anche da personale in libera professione.
Il controllo pertanto di elementi quali la formazione continua dei professionisti, valutazione e approvazione dei protocolli clinici adottati e altro ancora, deve essere un “territorio” di dialogo continuo tra Direzione Generale, Direzione Sanitaria e operatori.
- Dare sistematicità e scadenze
La legge obbliga ad un mantenimento continuo nel tempo della conformità dell’organizzazione ai requisiti e, ovviamente, non solo in occasione dell’ispezione degli organi deputati (spesso le ispezioni si basano sulle evidenze degli anni precedenti).
Qualora pertanto la Direzione Sanitaria e la Direzione Generale, coadiuvati da altre figure in organigramma, riescano a schematizzare e programmare l’attività da svolgersi annualmente, rispetto a quanto indicato dalla legge di riferimento, dando date di scadenza e assegnando le responsabilità, risulterà agevole tenere sotto controllo la conformità ai requisiti.
Diamo in questo senso un esempio, una tabella che calata e adattata ad ogni realtà può essere un ottimo strumento per la tenuta sottocontrollo delle prescrizione poste dalla legge a da altri standard internazionali.
- Esternalizzazione delle competenze tecniche
Il settore sanitario ha tratti molto peculiari. Ricordiamo che la nostra Repubblica tutela la salute dell’individuo nella Carta Costituzionale e, pertanto, chi opera nel settore è oggetto di maggiore attenzione e controllo rispetto a operatori di altri ambiti.
Cosa significa questo? Semplicemente che per operare nel settore sanitario non ci si può improvvisare e il livello di specializzazione richiesto è elevato.
Il problema sussiste nel momento in cui vengono chiesti livelli di specializzazione equivalenti anche in ambiti strumentali a quelli prettamente clinici e sanitari.
Pensiamo ad esempio alla gestione dei dati, alla analisi dei rischi, agli aspetti legali e di responsabilità sanitaria. Come rendere sostenibile l’attività pur mantenendo un idoneo grado di tutela difronte a questi aspetti?
L’invito è quello di valutare l’esternalizzazione di determinati processi, chiedendo le idonee garanzie (titoli abilitanti, esperienze dimostrabili, certificazioni etc …) ai fornitori che pertanto devono essere specializzati.
Nei prossimi appuntamenti verranno analizzati aspetti più specifici legati alla conformità alle norme di riferimento e, qualora possibile, sarà fornito qualche spunto pratico. La speranza è quella di proporre strumenti utili alle strutture per la gestione nel tempo dei processi aziendali e dei requisiti che questi devono detenere.
Andrea Orsi
Direttore Area Sanità
